Parfois, on aimerait s’offrir une fête inoubliable, mais 1) on ne sait pas par où commencer pour l’organisation, 2) on a un peu peur de contrarier son banquier.  Maude, la pro de l’organisation des fêtes, vous livre ici une marche à suivre complète pour un jour inoubliable.

Elaborer un budget pour sa fête

Moi c’est Maude, alias Maudus. Je me présente comme une créatrice de fête inoubliables. Autrement dit, je suis spécialiste auprès des personnes qui souhaitent créer des moments uniques et extraordinaires avec leurs proches pour fêter un événement spécial de leur Vie, quel qu’il soit.

J’aspire à les aider à faire comme moi : croquer de la vie à pleines dents, profiter de leurs amis et famille, se reconnecter à leur créativité, à leur âme d’enfant, être à l’initiative d’une flopée d’émotions positives… en créant et organisant une fête originale, qui leur ressemble, et dont tout le monde se souviendra pour longtemps. Le tout dans le fun, la confiance et la sérénité.

Or au milieu de tout cet amusement et cette excitation de préparer un tel événement, je n’oublie pas qu’organiser une fête entraîne inévitablement des coûts. Une dépense d’argent qui peut peut-être faire peur à certain, ou freiner d’autres dans cet élan de célébration.

Pour contrer ces réticences et avancer sereinement dans l’organisation de sa fête, ma solution est d’élaborer en amont un budget.

Que ce soit une grande ou petite fête. Pour laquelle toutes les folies seront possibles, ou une fête plus intimiste. Qu’il s’agisse de votre anniversaire, une fête de famille, un Nouvel an ou encore de votre mariage, il est selon moi capital d’élaborer un budget pour sa fête.

Mais pourquoi donc élaborer un budget pour sa fête ?

Tout d’abord pourquoi s’embêter à plonger dans des chiffres au milieu de l’organisation amusante  de sa fête ?

1. Parce que anticiper puis suivre les dépenses de votre fête vous garantie une plus grande sérénité dans la préparation de votre événement et l’assurance de ne pas exploser le budget familial. Cela permettra d’apaiser vos peurs liées à l’argent car c’est vous qui maîtrisez l’aspect financier de votre fête.
2. L’élaboration d’un budget de fête permet de vous poser un certain nombre de questions qui amèneront à des choix importants pour la suite de l’organisation tels que :

• « Est-ce que je souhaite louer un lieu de fête ou je préfère (il est plus raisonnable financièrement) que je l’organise chez moi ? »
• « Est-ce important pour moi de soigner l’invitation et de recourir à un prestataire pour les réaliser ?
• « Combien suis-je prêt(e) à mettre pour soigner ma décoration et la personnaliser pour qu’elle colle à mon thème ? »
• « Quel sera le budget que je consacre à ma tenue et à ma mise en beauté parce qu’il est important que je me fasse plaisir et soit le roi ou la reine de la soirée ?

Cela peut-être beaucoup plus fun et sympa que ce que vous pensez. Si si…on parie ? :-)

A quel moment élaborer son budget dans l’organisation de sa fête ?

Forcément assez tôt. Mais pas trop quand même.

Dans mon programme d’accompagnement que j’ai appelé « Créons TA fête inoubliable ! », j’explique combien il est important de ne pas plonger de but en blanc dans l’aspect purement organisationnel de sa fête dont l’élaboration du budget en fait partie. Combien il est important d’être avant tout connecté à son plaisir pour ne pas perdre sa motivation.

Avant de parler logistique j’apprends donc à mes clients à se connecter à un esprit de célébration, à trouver les raisons profondes qui les poussent à vouloir orchestrer une telle fête, et à déterminer leurs envies réelles (matérielles mais aussi émotionnelles) liées à cet événement.

Puis ce n’est qu’après avoir déterminé ensemble la date et la durée de l’événement, élaboré la liste des invités, que nous parlons argent et arrêtons un budget de fête. Il doit être finalisé avant de commencer à personnaliser sa fête avec un thème, un programme, des animations, un repas, une décoration.

Par la suite le budget de fête doit être consulté régulièrement dans le processus d’organisation afin de respecter les plafonds fixés par type de dépense.

Le budget (voir document plus loin) doit ensuite être complété au fur et à mesure des achats effectués. Ce qui ne prendra que 5 minutes de votre temps au retour de chacune de vos courses et vous garantira du stress en moins.

Comment élaborer un budget de fête ?

Fixez-vous un plafond total de dépenses

La première étape est de vous fixer un plafond total de dépenses pour votre fête. Autrement dit, la somme totale d’argent à ne pas dépenser pour l’ensemble de vos achats de fiesta.

Pour fixer ce montant, je vous conseille de faire :

• un petit point sur vos économies
• puis sur vos souhaits.

Oui oui bien dans cet ordre !

L’idée est de prévoir une enveloppe que vous pourrez tenir et qui ne vous mettra pas dans la mouise au niveau financier.

Mais également de vous faire plaisir et ne pas vous sentir frustré(e) dans la préparation de votre fête. Car OUI, vous avez le droit de vous offrir un chouette moment festif à la hauteur de vos envies, tout en gâtant vos proches.

Listez et évaluez les types de dépenses pour votre fête

Voici les types de dépenses à prendre en compte que l’on retrouve dans la plupart des fêtes :

• Le lieu : le prix d’une location éventuelle et tous les coûts liés au lieu tels que l’électricité, la location de mobilier…
• Les invitations : les coûts d’impression, le recours à un graphiste, les coûts d’envoi, etc.
• Le repas : les courses alimentaires, les boissons, le recours éventuel à un traiteur, un cuisinier à domicile, un barman, la location d’un four…
• La décoration : les éléments de décoration de votre salle et ceux de votre table, le recours à un décorateur ?
• Les animations : le matériel nécessaire à la préparation en Do It Yourself de vos animations, le recours à des prestataires extérieurs tels que un DJ, un photographe, un danseur, un chanteur, un animateur…
• Sa mise en beauté : l’achat d’une tenue, un rdv chez une esthéticienne, un coiffeur…
• D’autres dépenses : la garde d’enfants, d’animaux, une spécialiste pour vous aider à l’organisation de votre fête inoubliable ;-) …

Pour les mariages vous pouvez rajouter et distinguer les coûts suivants :

• Les alliances
• Les fleurs que vous pouvez sortir du poste « décoration » en intégrant dedans le bouquet de la mariée et celles qui orneront la salle
• Les déplacements : les vôtres et de ceux de vos invités si vous les prenez en charge
• L’hébergement : le votre et celui de vos invités
• Le voyage de noces

Pour chacun d’entre eux évaluez le montant maximum que vous souhaitez mettre.

Si vous n’avez aucune idée de ce que peut coûter l’une ou l’autre chose, je vous conseille de chercher rapidement sur Internet avec « les mots clefs correspondants » + « le nom de votre ville/région ». Comparez deux ou trois sites et de notez le montant qui vous correspond le mieux, même si vous ne savez pas encore si vous allez recourir/acheter celui-ci. Il ne s’agit que d’avoir une idée du prix pratiqué pour le moment.

Passer en revue chacun de ces postes de dépenses permet de vous questionner, faire certains choix, opter pour le « home made » ou le recours à des prestataires,… et donc sans vous en rendre compte, vous commencez à organiser votre superbe fête ! :-D

RÉAJUSTER LE MONTANT GLOBAL DE VOTRE FÊTE

La somme totale des postes de dépenses que vous venez d’estimer vous donnera le budget total prévisionnel de votre fête. Il est à comparer avec le plafond que vous vous êtes fixé au départ.

S’il le dépasse, il s’agit de revoir à la baisse vos postes de dépenses, soit en décidant de réaliser vous-mêmes certaines tâches, soit en prévoyant de trouver un prestataire moins cher, soit en revoyant vos prétentions à la baisse.

Pour conclure, je vous conseille de rester souple et de vous autoriser à réaliser des transferts d’intention entre vos différents types de dépenses. C’est une fête que vous organisez et non le plan de financement de votre entreprise ! Il s’agit d’un événement qui doit rester cool, plaisant, détendu, fluide dans sa préparation…

Et tant que vous serez en accord avec vous-même tout ira bien !

Voici mon cadeau pour vous : un tableau de budget de fête préprogrammé. Vous n’aurez qu’à compléter les cases vertes de texte pour détailler les choses et les cases jaunes avec les sommes estimées ou réelles. Les totaux (les cases rouges) ne sont pas à toucher et se calculeront automatiquement.

Vous voilà paré(e) pour entamer une organisation de fête tout en en maîtrisant les coûts ! N’est-ce pas génial ? Etes-vous prêts à organiser une superbe fête dès demain ?

Si vous avez besoin de mon aide ou envie de découvrir mon univers festif, je vous invite à visiter mon site ainsi que mon blog à idées sur lequel vous trouverez d’autres conseils d’organisation et idées originales pour vos futures fêtes. Une inscription à ma newsletter est même possible pour être sû(re) de ne louper aucune surprise ! :-)