Vous aussi votre boîte mail déborde ? Et à l’idée de faire le grand tri, vous êtes découragées d’avance ? Aude, du site JeGère, partage avec nous ses astuces.

Bonjour à tous,

Je suis ravie d’être invitée par Marina que je remercie grandement 😉!

Je me présente, je suis Aude, tout nouvelle blogueuse de JeGère.com.

De formation en Contrôle de Gestion, j’ai toujours été organisée au travail. Excel est mon meilleur ami…

Mais à l’arrivée de notre 2e enfant, 21 mois après le 1er, j’ai commencé à me sentir débordée. Et puis la petite 3e a pointé le bout de son nez 15 mois après loulou n°2. Et là, avec le boulot, les enfants, la maison…et tout le reste, j’ai bien cru que ma tête allait exploser !

Alors, j’ai commencé à prendre du recul. Je me suis documentée et ai utilisé mon savoir-faire pro pour tenter de m’organiser à la maison, pour trouver des astuces de ci, de là, pour gagner du temps, etc… C’est aujourd’hui encore le cas, d’ailleurs !

Fin mars 2017, j’ai quitté mon job et ai décidé de profiter de l’occasion pour me mettre à mon compte en tant que Freelance en Contrôle de gestion.

Et je me suis dit que mes compétences pourraient aussi être appréciables pour des personnes comme vous et moi.

Je suis loin d’être une experte en organisation, une obsédée du tri, de l’étiquetage ou de l’ordre à tous niveaux. Mais j’avoue que la gestion, les listes, et les bases de données, j’adore ça… Tout ne me vient pas toujours naturellement, mais j’adapte mes connaissances professionnelles à mes besoins et mes priorités de vie. Qui ne rêve pas d’une vie organisée, d’une belle maison rangée et de comptes en banques bien maîtrisés ?

Oh mama… Il est 15H46 et j’ai déjà reçu 88 mails aujourd’hui…

J’imagine que vous êtes nombreux dans le même cas : entre les démarchages, les mails professionnels, les mails personnels, les newsletters, les publicités…, c’est de la folie, nous sommes bombardés !

Et la charge mentale, dans tout ça, et bien elle augmente proportionnellement !

La gestion des mails est donc devenue pour moi une tâche à part entière.

Tous les jours, dans ma to Do liste, j’ai la ligne « Objectif : zéro mail ».

Ok Zéro est peut-être exagéré mais je me fixe comme Objectif de ne pas dépasser ma page d’accueil qui est de 50 mails.

Si vous êtes dans le même cas, vous allez voir, avec les astuces que je vous ai listées ci-dessous, vous gagnerez un temps très précieux.

Voici les 3 principaux axes de travail :

– regrouper toutes ses boites mails à un seul endroit ;

– tenter de vider le stock de mails actuels ;

– puis organiser la gestion des futurs mails entrants.

Regrouper toutes vos boites mails au même endroit

Tout le monde n’est pas forcément d’accord sur ce principe et ce sera peut-être votre cas…

Certains sont plutôt adeptes de la création d’une adresse mail spécifique pour les newsletters par exemple pour ne pas polluer leurs boites de réception classiques. Et ça ne me choque pas, c’est un fonctionnement qui se comprend tout-à-fait !

Mais, moi, je préfère tout avoir au même endroit. Je pense gagner beaucoup de temps. Et toujours pour la charge mentale (j’essaye d’en prendre soin), il ne me reste plus qu’un mail et un mot de passe à retenir.

Et puis, vous allez voir avec les astuces listées plus bas que même si les newsletters arrivent au même endroit, elles peuvent être gérées très simplement.

J’ai donc mon adresse professionnelle et mon adresse personnelle au même endroit. Mes mails sont mélangés et le vivent très bien 😉

Je suis sur Gmail, mais cela se gère partout de la même façon : dans les paramètres, vous avez une zone ou vous ajoutez vos autres comptes de messagerie (dans Gmail, elle s’intitule « Comptes et importation »).

Vider votre stock actuel de mails

Ensuite, pour repartir sur de bonnes bases, vous allez tenter de vider votre boite de réception. Si elle est vraiment complètement submergée de mails, je vous propose 2 solutions.

La première est plutôt radicale : vous allez vous créer une nouvelle boite mail.

Vous repartez ainsi à zéro ! Cool, plus rien dans votre boite de réception, ça ne vous est pas arrivé depuis quand ?

Ça fait bizarre, non ? Attention, n’oubliez pas de vous transférer les mails importants qu’il restait à traiter…

La 2e solution, plus modérée, est de vous créer 2 nouveaux dossiers dans votre boite mail :

– un dossier « Archives » que vous viderez tranquillement au fil du temps ;

– et un dossier « A traiter » pour les mails qui demandent une action de votre part.

Et vous répartissez chaque mail de votre boîte de réception dans ces 2 dossiers.

Que ce soit dans un cas comme dans l’autre, et pour les adeptes de la procrastination, vous pourrez prendre votre temps pour trier soit votre ancienne boîte de réception, soit votre dossier archives.

Gérer vos mails entrants

Réduisez le volume des mails à venir

Une des premières actions à mener est l’automatisation du classement de mails que l’on n’a pas le temps de lire (du type newsletters) et le désabonnement.

Le but est d’éteindre le robinet autant que possible.

Moins de mails = moins d’efforts à fournir et plus de motivation et de sérénité pour gérer les mails entrants.

À partir de ce point, vous aurez un œil plus attentif et plus critique à chaque mail entrant.

Désactiver les notifications

Les notifications sur les réseaux sociaux sont un excellent point de départ. Est-il vraiment nécessaire de recevoir une notification par e-mail chaque fois que quelqu’un fait un commentaire sur votre post Facebook ? Prenez quelques minutes pour examiner les paramètres de notification sur vos principaux réseaux sociaux et désactivez les notifications par e-mail.

S’inscrire sur Unroll.me

Lorsque vous tombez sur un mail automatique dans votre boîte de réception que vous n’avez jamais jugé important de lire, désabonnez-vous, désinscrivez-vous ou unrollez-le.

Comment-ça, vous ne comprenez pas ?

Oups, oui, c’est un verbe que je viens d’inventer ;)

Vous ne connaissez pas Unroll.ME alors allez de ce pas vous créer un compte ! C’est gratuit.

C’est une application qui vous génère une liste de tous vos abonnements et qui vous permet de vous désabonner en un clic.

Si vous décidez de maintenir des abonnements, Unroll.me vous donne la possibilité de :

– continuer à recevoir les mails de chaque expéditeur dans votre boîte de réception ;

– ou regrouper les mails d’expéditeurs particuliers dans un seul mail quotidien.

Vous allez tomber à la renverse tellement c’est magique. Le nombre d’e-mails dans votre boîte de réception va diminuer de façon spectaculaire.

Automatiser l’archivage

Votre service de messagerie vous offre certainement aussi la possibilité d’archiver les mails directement en fonction de certains critères comme l’adresse mail qui vous envoie le message par exemple.

L’utilisation de ce paramétrage est également un très bon moyen de réduire le nombre de mails entrants, ces mails étant stockés automatiquement vers des dossiers dédiés ou alors vers un dossier « ÀLIRE » que vous pourrez créer.

Mettre en place une routine pour traiter le courrier électronique

Cette astuce est pour moi la plus difficile à appliquer parce qu’on a été habitué autrement surtout en milieu professionnel. Mais elle est hyper efficace !

Avez-vous constaté comme nous étions devenus esclaves de notre boîte de réception ?

Nous avons des notifications à chaque arrivée d’un nouveau mail. Et même si ce n’est pas le cas, nous allons contrôler régulièrement notre boîte de réception pour surveiller l’arrivée des mails.

Non ? Ce n’est pas votre cas ? Combien de fois l’avez-vous contrôlée depuis ce matin ?

Cette habitude nous fait perdre un temps fou.

L’astuce est donc de vous créer une routine pour le traitement de vos mails dans la journée. La fréquence de vos sessions de traitement de mails peut varier en fonction de votre situation mais une ou 2 fois maximum serait l’idéal.

Pour gérer une session de traitement de mails, je vous conseille de parcourir les messages de votre boîte de réception et de prendre une décision quant à ce qui doit être fait avec ce mail :

Type E-mail # 01 Le mail ne vous intéresse pas :

·      Vous désabonner

·      Et le supprimer

Type E-mail # 02 Il vous intéresse mais n’est ni important ni urgent et ne nécessite pas d’action :

·      Archiver

Il existe plusieurs façons de gérer ce type de mails. La méthode la plus courante est le classement par dossiers dans votre messagerie. Les messages peuvent être classés dans des dossiers de la manière la plus intuitive pour vous (par sujet, par date, par expéditeur, par projet, etc.).

Une autre méthode est de tout classer dans un seul dossier « ARCHIVES ». Par la suite, vous pourrez de toute façon utiliser la fonction recherche pour trouver un message spécifique.

Type E-mail # 03 Il vous intéresse et nécessite une action :

·      Passer à l’action

·      Mettre en attente

·      Déléguer

Pour les messages qui nécessitent une action, la règle consiste à terminer l’action pendant la session de traitement de courrier électronique si elle peut s’accomplir en moins de 5 minutes.

Sinon, planifiez la tâche dans votre système de gestion de tâches et classer le mail dans un dossier « A FAIRE » ou déléguez-là.

Si je résume, voici ce qu’il vous reste à faire:

1.    Regrouper ou non toutes vos adresses mails au même endroit

2.    Déterminer comment vous allez exterminer ou réduire votre stock de mails dans votre boîte de réception

3.    Désactiver les notifications

4.    Vous inscrire à Unroll.ME afin de réduire drastiquement le volume des emails entrants

5.    Explorer des outils de votre plateforme de messagerie pour organiser le classement de vos mails

6.      Établir une routine pour le traitement de votre boîte de réception

Merci pour ces conseils Aude ! Le traitement immédiat des mails est vraiment ce qui permet de garder une boîte clean : je jette, j’archive, ou je traite (ou je planifie si ça doit me prendre plus de 5 minutes). Mais de temps en temps, ça déborde tout de même, donc faites un tour sur votre boîte mail de temps en temps pour tout supprimer ;)