Cette semaine je suis intervenue chez une cliente pour l’aider à faire le grand ménage dans ses papiers. J’ai adoré pouvoir l’aider à y voir plus clair, trier et lui proposer un classement pour son administratif. Et comme on est en pleine période de ménage de printemps, je vous propose un plan d’action pour désencombrer votre bureau.

Planifier

Le but de ce grand ménage de printemps dans les papiers, c’est de jeter ce qui doit l’être, classer et archiver le reste et repartir de bon pied. Un peu comme si on préparait la rentrée !

Cela va vous demander un peu de temps, au moins deux heures, donc prévoyez de le faire à un moment où vous n’aurez pas à vous interrompre toutes les 5 minutes. Commencez à réfléchir sur comment vous voulez organiser votre futur classement et au besoin faites une liste de courses.

N’oubliez pas de bloquez sur votre agenda un bon moment pour votre opération « ménage de printemps » et préparez-vous une playlist hyper motivante.

Les différentes options pour ranger

Pour ma part je suis une adepte du classeur, mais d’autres solutions sont à votre disposition :

• les chemises cartonnées ou plastifiées plus ou moins épaisses
• les dossiers suspendus
• les trieurs (même principe que la chemise)
• les boîtes d’archives cartonnées

Usez et abusez des codes couleurs ! Attribuez une couleur par grande famille et prenez des chemises de la couleur correspondante pour :

• la santé : relevés de remboursement sécurité sociale, attestation de mutuelle, compte-rendu d’analyses et opération
• les enfants : les factures d’école, de centre de loisirs, les allocations familiales
• la banque et l’épargne…
• les factures : eau, électricité, téléphone
• le travail : contrats, bulletins de salaire, attestations Pôle Emploi
• les impôts
• les assurances

Notez sur papier de combien de chemises vous aurez besoin, n’oubliez pas l’agrafeuse et la perforatrice si vous choisissez le classeur.

Le jour J

Sortez TOUS vos documents, lancez votre playlist, faites chauffer le café et go ! La table étant souvent trop petite lorsque l’on se lance dans un chantier pareil, installez-vous carrément par terre. N’oubliez pas un bac pour récupérer les papiers à jeter : essayez de trouver un destructeur de documents pour pouvoir les mettre ensuite au recyclage (certains magasins de fournitures papeterie proposent ce service).

Si vous avez déjà des chemises différentes, faites une pile par domaine : banque, assurance, santé, enfants, factures, impôts, travail. Puis prenez chaque chemise et vérifiez son contenu.

Combien de temps est-ce que je garde ?

Le but c’est aussi de pouvoir éliminer tout ce qui vous encombre et n’a plus d’intérêt à être conservé. Vous pouvez jeter tous les prospectus publicitaires, tous les courriers sans valeur (comme ceux accompagnant votre carte de mutuelle par exemple, ou les notifications de rendez-vous). Vous allez voir le bac à papiers se remplir à vitesse grand V !

Voici les délais de conservation tirés du site du service public :

1 an : factures de téléphone et internet, certificat de ramonage, courrier de révision du loyer (1 an après la fin du contrat), avis d’impôts locaux

2 ans  : quittances, avis d’échéance d’assurance, contrat d’assurance (2 ans après la fin du contrat), contrat de prêt (2 ans après la fin du contrat), attestation d’entretien annuel de la chaudière, avis d’échéance d’APL, récapitulatif de remboursement sécurité sociale

3 ans : avis de versement d’allocations familiales, contrat de location (3 ans après la fin du contrat), déclarations de revenus et avis d’imposition, avis d’allocations chômage

5 ans : relevé de comptes et talons de chèque, factures d’eau et de gaz

A vie : actes d’état civil et livret de famille, jugement de divorce, contrat de mariage, titre de propriété, bulletins de salaire, contrat de travail, certificats de travail, carnet de santé

Et après ? 

Félicitez-vous !

Une fois que vous avez fait le tri, détruit les papiers à jeter et mis en place votre système d’archivage, vous n’avez plus qu’à traiter et classer régulièrement (pendant votre pause café budget par exemple) les courriers qui arrivent chez vous. Après 4 mois d’utilisation, je valide le classeur unique pour l’année : plus de courrier à traîner dans une bannette ou un coin de bureau et plus de retard dans le traitement du courrier.

Si vous habitez en Loire-Atlantique et que vous vous sentez découragé par l’ampleur de la tâche, je peux vous aider ! N’hésitez pas à me contacter via le formulaire ci-dessous