Un système de classement efficace

Est-ce que comme moi, malgré tout vos efforts, vous vous retrouvez régulièrement avec un tas de courrier à traiter et ou classer, dans lequel vous devez plonger dès que vous recherchez un bulletin de salaire d’il y a 3 mois ?
J’ai occupé des postes d’assistante de gestion, comptable, assistante administration des ventes… et mon sens de l’organisation a toujours été remarqué. Alors pourquoi est-ce qu’à la maison je ne trouve jamais le courage de classer au fur et à mesure ? 

Mon système de classement avant

Vous avez peut être déjà un système de classement, peut être similaire à celui que j’avais décrit dans ce billet.
Je classais chaque document dans un classeur  pour chaque grand domaine, soigneusement étiqueté : banque, allocations familiales, impôts… Sur le papier le système était parfait.
Dans les faits mon courrier une fois traité s’accumulait et n’était classé qu’une fois par trimestre (et encore).
Pourquoi ?

UN SYSTEME DE CLASSEMENT PEU ACCESSIBLE

La première raison c’est le manque de place qui nous a conduit à mettre nos classeurs dans le placard de notre chambre. Alors que notre bureau est dans le séjour. Ca n’est vraiment pas l’idéal pour pouvoir ranger ou retrouver rapidement ses documents. Ce qui m’amène à la deuxième raison :

TROP DE GESTES A FAIRE POUR CLASSER

Tous les professionnels du classement vous le diront : pour ranger de manière efficace, vous ne devriez pas avoir à faire plus de 5 gestes.

Dans mon cas  je devais :
– prendre les documents à classer
– aller chercher LES classeurs dans ma chambre (plusieurs classeurs, donc plusieurs aller-retour)
– perforer les documents
– les classer
– ramener les classeurs dans ma chambre

Pas étonnant que dans ce cas je me contentais souvent de trier mes documents en me disant « je les rangerai plus tard »… vous vous reconnaissez là ?

UN CLASSEMENT SIMPLIFIE !

J’ai fait alors 2 constats : j’en avais marre de faire des aller-retour et dans l’année je n’ai pas besoin d’avoir sous la main les factures du centre de loisirs d’il y a 3 ans.
J’ai donc choisi de centraliser tous les documents de l’année en cours dans un seul classeur, rangé à côté de l’ordinateur et divisé en plusieurs sections :
– Enfants (pour les factures de cantine, centre de loisirs)
– Salaires
– Comptes
– Factures (eau, électricité, assurance)
– Santé (pour les décomptes de remboursement, les attestations et tableaux de garantie de nos mutuelles)
– Impôts

En première page j’ai repris tous nos identifiants et mots de passe internet pour ces services : compte en ligne EDF, compte personnel de formation, assurance maladie… le fait d’avoir toutes les sections sous les yeux m’a permis de ne pas en oublier et de créer ceux qui manquaient.
Mon classeur a aussi une pochette à l’intérieur qui me permet d’y glisser le courrier à traiter dans la semaine, les tickets de caisse et une provision de timbres.

MA NOUVELLE ROUTINE

Cela fait un mois que j’ai adopté ce nouveau système  et je peux vous confirmer qu’il est efficace.
Désormais, notre pause café budget hebdomadaire nous permet :

  • de faire nos comptes
  • de traiter l’administratif
  • de classer les documents

En 30 minutes chrono.

Si on rajoute l’agenda maison pour vérifier les rendez-vous à venir, les jours de RTT, les vacances à programmer, autant vous dire qu’on est au top ;)  Gros sentiment d’accomplissement et de fierté le samedi midi quand tout est validé, classé.
Et je pense que je vais pouvoir supprimer ma banette « A traiter » puisque je l’ai remplacée par la pochette du classeur.

A quoi ressemble votre système de classement chez vous ?

31 réflexions sur “Un système de classement efficace

  1. Maureen dit :

    Des classeurs (perso, celui de mon homme, celui de mon fils, un commun à nous 3). J’avais trouvé l’idée ici, et ça me convient parfaitement !

  2. sarah dit :

    du coup tu as supprimer ton classeur banque ou tu l’as garder quand même ?

    Actuellement je suis en train de chercher comment mieux m’organiser car moi je ne faisais pas avec des classeurs mais des pochettes pour chaque catégories avec des chemises couleurs pour chaque sous catégorie par exemple pour le s impots j’avais une pochette et dedans j’avais mes chemises taxe habitation, impot sur le revenus , taxe fonciere, et les ordures ménagéres , idem pour toutes les catégories mais ça prend énormément de place donc je me dis qu’un classeur par année ça pourrait être pas mal.

  3. pat dit :

    Ah mais c’est carrément pas bête ça !!! Parce que je me suis retrouvée avec quasi 6 mois de papiers à trier ! et franchement le classement des papiers ça me barbe parce que comme toi, j’ai plusieurs classeurs et même sils sont plus accessibles, faut quand même en ouvrir 10 pour tout ranger !!
    je vais donc réfléchir à la manière dont je pourrais adopter ton système.
    Décidément tu es une vraie source d’inspiration ;-)

  4. Doro ACIEN dit :

    perso, j’ai adopté deux classeurs (un pour la famille, l’autre pour mon entreprise) où je mets tous les papiers importants. ces deux classeurs sont dans une niche sous l’écran de mon ordi, avec mon agenda. A coté un pot à stylo. Et sous le bureau, j’ai un caisson avec dossiers suspendus pour le reste des papiers, et un autre caisson à tiroirs pour ranger la ramette de papiers, les câbles pour le téléphone, les disques durs, et autres petits accessoires dont on peut toujours avoir besoin….
    Quant à l’archivage des papiers, je le fais dans un coffre, qui nous sert aussi d’assise…… manque de place oblige !

  5. Annie dit :

    C’est super pour moi c’est plutôt le premier cas de figure de ce billet, j’accumule des petites piles à classer, je fouille dedans pour trouver le document souhaité.
    Il faut que je revois ça et que je trie ces grosses caisses en métal dans lesquelles s’amoncellent de très vieux documents :)

  6. lolotte79 dit :

    Bonjour,

    L’ un de mes fils a pris une chambre à louer en octobre 2014 et je lui ai pris un classeur organisseur plastique pour y ranger ses papiers. Car même s’ il a peu de papiers pour le moment car il est mineur, je veux juste qu’ il s’ habitue avec douceur.

    Première page : j’ ai noté sur une feuille
    les numéros d’ urgence (pompiers, police, samu au cas où)
    les numéros de papa et maman ( en cas d’ oubli par la panique)
    le numéro du propriétaire
    Son numéro de sécurité social
    Son numéro de mutuelle
    Son numéro CAF
    Le numéro de téléphone de son patron
    Le numéro de Téléphone de son chef
    Le numéro de téléphone de son école

    Puis j’ ai rangé ses papiers par secteur et selon l’utilisation.

    Ainsi il a tout sous la main, mais je reconnais que souvent je lui rappelle de ranger ses papiers.

    Bonne journée

    • Marina dit :

      c’est super de lui avoir fait ce classeur, et c’est normal que tu doives lui rappeler de temps en temps de ranger ses papiers. Mais au moins il ne sera pas perdu lorsqu’il aura les impôts, la sécu, les contrats de travail, les assurances, les factures de la voiture…. car il mettra en place son organisation au fur et à mesure.
      Question subsidiaire : tu lui a expliqué comment gérer son budget :D ?

  7. chantal (chantou64) dit :

    J’ai le meme probleme , j’ai une pile de documents à classer. Je vais adopter ta methode du classeur pour l’année et je rangerai par type ( salaires eau …) une fois par an en fin d’année , plus facile que tous les mois . Merci pour tes conseils !!!

    • Marina dit :

      C’est moins décourageant quand tu n’as que deux ou trois feuilles à ranger dans un seul classeur (que tu as sous la main), plutôt que 15 à dispatcher dans 3 classeurs différents

  8. Flora dit :

    Marina, je découvre ton blog depuis quelques semaines grâce à Nadège, et AAHH !! Quand je suis dessus je respire, et j’ai envie de passer mes journées à ranger, organiser, BUDGETISER (qui peut le croire ??!), haha. Là on est samedi, et je n’ai qu’une envie : passer la journée à mettre en place ce système d’organisation, qui m’a l’air au top, et puis faire des lessives, pour que la maison soit toute propre, et puis ranger et jeter ce dont je n’ai plus besoin, et puis ré-organiser certains espaces, et puis apprendre à faire mes comptes, et puis mettre des choses en vantes, et puis, et puis… !!
    Allez, si je missionne mes filles avec des petites tâches, pour m’aider, je suis sûre que ça peut le faire :)

    • Marina dit :

      Bonjour Flora, Nadège m’avait parlé de toi, je suis contente de te voir ici ! Et bien si le blog te donne autant envie de t’organiser, désencombrer, ranger… Chouette ;)
      Mais oui, missionnes tes filles (moi j’exploite mes enfants aussi, en fonction de leur âge) mais vas-y petit à petit ;)
      Beau week-end à toi

  9. Stéphanie dit :

    Salut à tous
    Moi j’ai commencé par un gros tri des papiers que je n’avais jamais réellement classer. J’ai repris de vieux classeur et j’ai tout classer. J’y ai passer 2 après midi.
    Maintenant dans mon entrée j’ai une chemise trieur dans la commode et quand je reçois mon courrier je le classe dedans.
    1 fois par semaine je fais ma pause café budget et je range mes papiers vérifie les factures qui sont payé et calcule les dépenses quotidienne.
    Maintenant je sais exactement où j’en suis dans mon compte . J’ai même pu commencer à mettre un peu d’argent de côté et stopper les dépenses inutiles.

    • Marina dit :

      Super ! 2 après-midi à tout classer, quel boulot !
      J’ai un peu le même process : je classe dans la semaine dans la pochette « à traiter » de mon classeur, et le samedi, on fait les comptes, le courrier, et j’archive. En 20 à 30 min c’est plié :)
      Bravo pour ton épargne et pour mieux choisir tes dépenses !

  10. Belinda dit :

    un peu dans le premier cas je dirais. C’est à dire tous les classeurs et papiers dans le placard de notre chambre et mon ordi, les timbres, enveloppes etc.. et papier à traiter dans mon atelier. La même chose en fait mais à un détail près! C’est que mon atelier-bureau est en bas de la maison et que notre chambre et dans les combles et que c’est au deuxième vu qu’au premier il y a les chambres des enfants LOL donc oui, lorsque je monte pour classer ben j’ouvre le placard et je pose mon tas, tas que je ne range qu’une à deux fois dans l’année LOL LOL LOL
    Et puis mon bureau en bas ne ressemble à rien car tout s’y mélange, papier en cours, trucs à traiter, mes peintures, mes coutures, mes cartons de trucs d’occasion à mettre en vente ou à donner…. Bref un vrai capharnaüm :p Mais là avec votre blog et celui de Menu Hebdo je compte bien m’en sortir dans les prochains mois ;-)

    • Marina dit :

      Hi Belinda,
      s’éparpiller pour diluer non ;)
      Tu as besoin d’un petit coup de boost pour te motiver à tout faire ? Ca tombe bien, j’ai prévu un article à ce sujet pour mercredi prochain ! Allez, tu commences ce week-end ? Un petit avant-après ? ;)

  11. corinne dit :

    Très bonne idée ! Pour l’instant j’ai des classeurs pour tout rangés derrière mon bureau , mais j’avoue que ton nouveau système de classement me plait bien. Je vais essayer
    Des bises

  12. Sunshine dit :

    Pareil j’ai un classeur de l’année en cours (plus accessible quand il faut apporter des justificatifs pour la CAF, un logement etc.) et en début d’année suivante je transfère tout dans des classeurs « archives » en suivant le même classement thématique.

  13. paumier christelle dit :

    Depuis l’année dernière, j’opte pour une chemise plastifiée dans laquelle j’entassais tout au fur et à mesure que les documents arrivaient. Et en fin d’année, je range tout dans des chemises en carton, avec des sous dossiers (comme pour les impôts par exemple).
    Mais il est vrai qu’en court d’année, quand il me fallait partir à la recherche d’un bulletin de salaire, il fallait que je cherche dans toute la pile…Quelle perte de temps !! Je vais donc au plus vite opter pour ta méthode de classeur. J’en trouverais un joli histoire de prendre plaisir à l’ouvrir ;-)
    Petite question Marina : Quelle est la durée de conservation des documents ? (relevés de compte, facture d’eau, d’électricité…)
    Bonne journée ensoleillée :-)

  14. Nath dit :

    Perso j’ai opté pour le trieur à intercalaires, avec un élastique pour tenir le tout(et certains ont même à la fin un espace avec rabats , pour mettre des documents)
    Un trieur par an, c’est pratique à trimballer ,et même si c’est un peu le bazar dans chaque intercalaire (les feuilles de salaire pas classées par ordre chrono), c’est super motivant pour le rangement !
    Et ce qui n’est pas réglé reste dessus ,comme ça je vois tout de suite mon retard.

  15. Nadaa dit :

    Malgré le fait que tous mes papiers soient bien rangés dans des pochettes et accessibles dans le salon (bon ils sont dans mon bahut je dois me baisser pour les voir et les attraper…), je n’arrive pas à ranger mes papiers de façon hebdomadaires…donc tous les quelques mois la corvée s’impose.
    J’ai testé le classeur intercalaire pour l ‘année en cours et cela n’a pas fonctionné.
    Je suis en train de réfléchir à déplacer mes dossiers pour les mettre à plus portée de main et à m’organiser un coin bureau dans le salon…Je voudrais qu’il soit également esthétique et ça c’est dur.
    En espérant que cela va y changer quelque chose ^^

    • Marina dit :

      Le fait de rendre mes dossiers plus accessibles c’est vraiment ça qui a permis de mettre en place cette organisation et surtout de la rendre pérenne. Quand à rendre le classement esthétique, c’est important surtout s’il est visible !

  16. Bianca VON HOFF dit :

    Nous avons presque tous un petit meuble d’appoint caché dans notre planche à repasser. Au moment de l’archivage dans les classes AD hoc, il suffit de la mettre devant l’armoire (de la chambre) de pré-trier la pile principale en respectant la chronologie et hop dans le classement défintif !

  17. Eva dit :

    Bonjour Marina, pour ma part j’ai 8 pochettes ouvertes plastifiées intitulées :
    Energies – Impôts – Factures – Santé – Banque -Recommandés -Logement

    Elles sont dans le tiroir de mon bureau et je classe mes documents dès leur réception (je suis mensualisée dans peu de traitement de courrier à effectuer. A la fin de l’année, il me suffit d’agrafer chaque « paquet » et de le classer dans la boîte de l’année à archiver. Bises et bonne continuation à toi.

  18. Karine dit :

    Merci vraiment pour ces astuces, conseils! Je suis en train de dévorer les articles de ton blog!
    Je rangeais mes papiers dans des pochettes mais là le classeur par année quelle bonne idée!
    dès demain matin je m’y mets, merci pour les fiches à télécharger ça va beaucoup m’aider!
    Je veux mettre de l’ordre dans mon compte en banque, dans mon classement, dans ma maison Wahou j’ai l’impression que ça va être possible là :D

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