Rangement express de dossiers : ranger en moins de 2 minutes

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Marre du chaos, cette fois c’est décidé vous allez ranger et vous organiser ! Vous vous êtes armé de tout le matériel nécessaire, vous avez révisé vos livres, vos blogs favoris, et motivés par cet article de Zen et Organisée, vous avez planifié dans votre agenda un après-midi complet pour vous y mettre sérieusement. Sauf que… arrivé devant le monstrueux tas de papiers à classer, vous vous sentez découragé d’avance. Par où l’attaquer ? Comment ? Pour le ranger où ? Et si on commençait par faire place nette ?

Pourquoi ranger ?

Je ne vais pas re-citer ce que disait Diane dans son article : classer, ranger, organiser, cela permet à chacun de retrouver les documents rapidement. On est plus efficace et en prime, au bureau on est perçu comme quelqu’un de très organisé et très professionnel.

Ranger vous permet aussi de vous sentir plus au clair, plus détendu, et d’avoir l’impression que tout est prêt pour commencer un nouveau projet, une nouvelle tâche. Ranger, ça permet aussi, en quelque sorte, de faire le ménage dans son cerveau.

Comment tout régler en moins de deux minutes

Si vous avez décidé d’un nouveau système de classement efficace, que faire des 6 mois d’archives et de dossiers en cours qui s’entassent sur votre bureau ou votre tiroir ?

Si vous ne vous sentez pas le courage de tout ranger correctement tout de suite et d’y passer 3 heures, alors prenez une boîte d’archives en carton et glissez-y tout ce qui traîne ! Miraculeux, vous récupérez un espace de travail !

Alors ne vous emballez pas, il est hors de question d’archiver tout cela en l’état ! Non, cette première étape vous permet de démarrer à neuf, et vous pourrez désormais classer vos documents entrants au fur et à mesure de leur arrivée, sans les laisser traîner.

Organiser ses archives

Maintenant que vous avez de la place et que votre système de classement n’attend plus que d’être utilisé, prenez un peu de temps pour faire un tour rapide de ce qui se trouve dans votre boîte d’archives. Sortez ce qui est à traiter en urgence et mettez à la poubelle tout ce qui ne vous resservira pas.

Ce que vous devez faire en priorité sera laissé bien en évidence dans une bannette ou sur votre bureau.

Les dossiers restants peuvent être « pré-classés ». Si vous avez une vingtaine de minutes devant vous, étalez en piles vos documents, par grands domaines. Par exemple : banque, santé, factures ou bien social, fiscal, ressources humaines… Dispatchez ces piles dans des chemises et retour dans le carton d’archives.

Le premier stade de votre classement est fait, votre bureau est dégagé, vous pouvez vous féliciter.

Et ensuite

Ensuite pour finaliser l’archivage de tous ces documents, prévoyez-vous un petit quart d’heure par jour pour classer proprement une seule pile. Comme tout est déjà pré-trié, vous perdrez moins de temps à chercher les bons classeurs ou les bonnes boîtes. Si vous savez que vous n’avez qu’un quart d’heure d’archivage à faire, cela sera plus facile et plus motivant que d’imaginer y passer l’après-midi.

Cette méthode fonctionne aussi très bien avec les mails : si vous avez vraiment trop de mails qui encombrent votre boîte de réception, rangez-le dans un dossier « A classer » que vous traiterez une fois par jour. Et prenez l’habitude de traiter/classer vos mails avant de fermer votre boîte de réception.

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4 réflexions sur “Rangement express de dossiers : ranger en moins de 2 minutes

  1. Catoche dit :

    J’aime cet article mais quand on a plusieurs grands cartons comment on fait.et combien de dossiers doit on faire.car j’ai fait un dossier CPAM pour mon mari et un de ma caisse et un de sa mutuelle et un pour la mienne et pour les enfants et un dossier pour examen médicale.et je sais que c’est pas bon mais je ne sais comment faire

    • Marina dit :

      « Combien » de cartons ça va vraiment dépendre de ta famille ! Ici, j’ai surtout les catégories Banque/famille (factures garde enfants, CAF), Santé, Travail, Assurances, Impôts et Factures (EDF, téléphone etc…).
      Est-ce que tu ne conserves pas trop de documents ? Je t’invite à jeter un coup d’oeil sur les délais de conservation des documents ici
      Au sujet des dossiers Santé, je peux te donner ma solution qui me convient, mais pas sûre que ça te convienne à toi, on a chacun nos façons de ranger.
      Je range les documents santé dans un classeur à 2 anneaux, séparé en section par des intercalaires :
      – les remboursements sécu
      – la mutuelle
      – les résultats d’analyse etc (il y en a très peu, et je me demande si elles ne seraient pas bonnes à jeter)

  2. Niko de efficacité familiale dit :

    Bonjour
    perso aprés avoir essayé pas mal de choses, je préfère tourner sur un système de classeurs car je trouve que ça force à plus de discipline que les boites d’archive : 1 classeur pour les grosses factures (celle qu’il faudrait ressortir en cas d’incendie par exemple), 1 classeur [Assurance, Banques, Divers, Enfants, Impôts], 1 classeur [Maison, P.Administratifs, Patrimoine, Santé, Voiture] et 1 classeur pour le professionnel (je suis salarié donc moins compliqué à gérer). En gros, un classeur fait 2 ans. J’ai aussi essayé les meubles à archives (avec le même découpage) et niveau vitesse de classement, c’est assez imbattable !! Mais c’est aussi plus dur d’y retrouver un document précis.

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