Organiser sa comptabilité pour une année au top

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Chef d’entreprise, sauf si vous êtes hyperorganisé vous trouvez certainement que vous passez trop de temps sur l’administratif… alors à l’idée de devoir faire votre comptabilité, no way !

Pourtant un classement efficace, une organisation qui roule vous permettront au final de gagner du temps et de mieux gérer votre trésorerie. Pourquoi, comment, je vous explique.

Pourquoi ranger fait gagner du temps

Avoir un espace de travail organisé et désencombré a de nombreux avantages.

Le premier, c’est que vous savez exactement où trouver l’information qui vous manque (par exemple, votre chiffre d’affaires pour votre déclaration au RSI du trimestre). Vous ne passez donc pas votre temps à chercher au fond de vos bannettes où est passé ce satané code secret pour vous connecter à votre espace en ligne…

Le deuxième avantage, c’est qu’un bureau désencombré est bien plus zen qu’avec des piles de dossiers qui s’accumulent. Cela vous laisse l’esprit plus libre pour vous concentrer. Oui, je sais, Albert Einstein aurait dit que si un bureau en bazar traduit un esprit désorganisé, que dire d’un bureau vide… Mais vous avez déjà essayé de travailler à l’aise entre les 3 tasses de café (2 vides + 1  pleine), le smartphone, le dossier Machin, le catalogue Ikea, sans parler des multiples onglets ouverts dans votre navigateur ? Quelle est votre capacité de concentration rendu à ce point là ?

Avec un classement efficace vous allez donc gagner du temps et de la sérénité. Mais comment savoir où et comment ranger ces tonnes de justificatifs qu’on se doit de conserver ?

Un système qui vous ressemble 

La règle d’or quand vous décidez de mettre en place un système de classement, c’est que vos documents et outils principaux doivent être à moins de 3 gestes. Parce que si vous devez prendre 15 minutes à chaque fois que vous avez une facture à classer, je vous parie qu’elles vont rester à s’entasser sur le coin de votre bureau.

Concrètement, comment classer vos documents comptables pour avoir tout à portée de main ?

Je vous conseille d’investir dans des classeurs deux anneaux : assez larges pour ranger un an d’archives et juste un geste est nécessaire pour perforer vos documents.

Un classeur pourra être réservé à votre comptabilité : vous y classerez, mois par mois, vos relevés de compte bancaire suivi du journal des ventes et des achats, puis des factures du mois. Si vous avez un volume important de factures, consacrez-leur un classeur à part.

Dans un autre classeur, vous pourrez ranger les contrats concernant votre entreprise, ainsi que les avis d’imposition. Usez et abusez des intercalaires pour faire des sections claires pour vous.

Alors pour bien commencer 2017, mettez le nez dès maintenant dans vos documents de l’année et mettez en place une organisation en béton !

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11 réflexions sur “Organiser sa comptabilité pour une année au top

  1. Manon Ambitions Plurielles dit :

    Des conseils très judicieux, comme d’habitude Marina, merci ! En effet, je te rejoins, je prône également un bureau quasiment vide, avec juste le nécessaire pour faire les tâches du moment. Il y a le mouvement minimaliste qui prône justement le désencombrement, car on se rend bien compte que cela a des répercussions au niveau psychologique : Si tu as devant toi des piles de dossiers à traiter, des tas de choses sur ton bureau qui n’ont rien à voir avec ton travail, là, que tu dois accomplir dans la journée, ce fouillis risque de se retrouver dans la tête. On se met une certaine pression psychologique en ayant devant les yeux une masse de choses que l’on « devrait » ranger, trier, traiter… Et on se sent constamment débordée ! Je ne parle même pas des risques de déconcentration : lorsque tu détournes le regard de ton travail quelques secondes et que tu aperçois tel dossier qui te fait penser à telle chose et ainsi de suite, et pouf ! 10 minutes se sont envolées ! Maintenant, il faut reprendre, se reconcentrer, retrouver là où tu en étais… + 5 minutes ! Bref, on ne s’imagine pas comme ça mais ranger ses dossiers, son bureau pour éviter de se disperser et de perdre du temps pour tout retrouver, c’est ultra important, merci d’être venue le souligner ;-)

    • Marina dit :

      Merci beaucoup Manon, et merci pour ton partage sur FB !
      Je suis incapable de travailler sur un bureau encombré… ce qui fait bien rire ma mère, ado, j’étais une vraie bordélique et poussait le bazar par terre pour faire mes devoirs…

  2. Ony dit :

    Merci Marina, je retiens « commencez l’année avec une organisation en béton », je suis partante! je suis moi aussi plus efficace, et motivée, quand c’est bien clean et rangé, en fait le désordre n’encombre pas seulement mon bureau ou ma maison, il encombre aussi mes yeux! ;-)

  3. Naïma dit :

    Je rejoints les commentaires fait plus haut. De la Même manière un corps sain va avec u n esprit sain, un bureau net est à la fois pratique et esthétique. Marina à quand une photo ou une vidéo soyons fous sur ton espace de travail & bureau ;)?

  4. Lyly dit :

    Super article comme d’habitude !!!! Merci beaucoup !!!!!
    J’ai une petite question, on n’a plus de vidéo YouTube C’est dommage. Y en aura-t-il d’autres svp? C’était bien !
    Bises et bonne continuation !
    Lyly

    • Marina dit :

      ça fait longtemps oui que je n’ai pas fait de vidéo… je vais continuer ça pour l’année prochaine tu es la 3ème personne à m’en réclamer cette semaine :D

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