Les journées ne font que 24 heures et ça n’est pas toujours assez. Si vous n’arrivez pas au bout de vos to-do list à la fin de la semaine, c’est peut être parce que les tâches quotidiennes vous dépassent ? Pourtant il est possible de réorganiser ses activités quotidiennes pour se dégager du temps. En planifiant des blocs d’activités fixes vous pouvez libérer votre esprit et gagner en productivité. Voici comment organiser votre agenda en 3 étapes.
La première étape pour organiser son emploi du temps va être de lister toutes les activités que l’on a à faire (ça ne vous rappelle pas Fly-Lady ?). Dans le cadre professionnel cela s’appelle faire sa fiche de poste. Estimez le temps que vous passez sur chaque activité.
Lorsque je suis arrivée à mon poste de comptable, mes missions quotidiennes étaient : vérifier et trier mes documents (déposés par mes collègues dans ma bannette de communication), vérifier les caisses, saisir les ventes, vérifier les factures par rapport aux bons de livraison, les saisir en comptabilité, et faire les règlements des fournisseurs. Sur 2 magasins, j’y passais à chaque fois la journée complète. Donc je n’avançais pas sur les autres missions plus ponctuelles ou de longue haleine.
Une fois que vous avez défini vos activités, regardez celles que vous pouvez regrouper ensemble pour ne les faire qu’une seule fois. Posez-vous la question suivante : si je fais cela une fois par semaine, au moment opportun, est-ce que cela influe sur le reste de mon activité (et celle de mes collègues) ?
Une fois regroupé mes taches par domaines, je les ai réorganisé sur la semaine . Je travaille 2 jours par semaine sur chaque site, mon emploi du temps est donc maintenant organisé comme cela :
jour 1 : vérifier et trier mes documents – vérifier les caisses – préparer les règlements fournisseurs
jour 2 : vérifier et trier mes documents – vérifier les factures d’achats – les saisir en comptabilité
Et calez maintenant sur votre agenda vos activités. Avec des plages horaires fixes. Oui, comme un planning scolaire ;)
Mon collègue se moque gentiment de mon organisation quasi militaire, mais admire aussi le fait que sur ces tâches, je sois toujours à jour et jamais débordée.
Et vous quelles sont vos techniques pour organiser votre agenda ?
Je suis une vilaine qui vit désormais sans aucun agenda. Après un burn-out, j’ai décidé de complètement réorganiser ma façon de travailler. Désormais, presque tout est dans ma tête. J’inscris quelques lignes directrices sur un tableau mural. Je gère les choses selon 2 critères: la priorité et l’urgence qui sont deux concepts assez proches mais légèrement différents. Je me donne 1 ou 2 priorités à traiter par jour et je m’y tiens, mais si une urgence vient bousculer l’ordre établi, je m’adapte. J’ai une vision à court terme, moyen terme et à long terme de mon entreprise. Je peux travailler le dimanche si j’ai eu une urgence dans la semaine. Ca ne me pèse pas car j’y prends beaucoup de plaisir.
Tu arrives à ne pas te sentir débordée par l’afflux d’idées ? C’est LE point pour lequel j’ai besoin de tout noter : j’ai tellement d’idées, de pensées sur les choses à faire que je dois les noter sinon je les rumine sans cesse. Par contre, j’apprends à ne pas me mettre de pression sur les délais (intenables^^) que j’ai tendance à me fixer.
Bonsoir Marina! Je relis ton article via ta publication sur Facebook. Déjà à l’époque, elle m’avait fait réfléchir. Depuis, j’ai mis en place l’utilisation d’un fichier Excel qui est ma #todolist mensuelle… (il y a un petit quelque chose de dynamique dans le #hashtag ;-) ). Elle reprend tout ce qui est à faire pour le ménage, sortir les poubelles, le jour où on peut déposer les encombrants dans les containers de la commune… même le planning de vérification anti-poux et leur traitement (aux huiles essentielles: hyper efficace) si nécessaire ou suspicion… Comme je suis indépendante (tu te souviens, je suis tarologue spécialisée dans la guidance d’épanouissement personnel… :D ), que je travaille chez moi, et que je suis maman solo de 3 enfants, j’ai aussi décidé de calquer mes horaires de travail aux horaires d’école de ma petite dernière qui va bientôt fêter ses 11 ans. Mais, d’office, le matin après l’avoir déposée à l’école, j’accorde 30 minutes à un fly. Et en partie, c’est de l’inspiration qui m’est venue par ton blog… Merciiii Marina :-)
Sonia
Oui je me souviens de ton activité, je suis même allé faire un petit tour sur ton blog ;)
Pas bête la todolist mensuelle sous Excel, sinon tu as aussi le calendrier Google qui peut être pas mal (avec les rappels sur le téléphone ;) Oh un téléphone Fly lady, merci pour l’idée Sonia !
Je vais changer de rythme de travail d’ici un mois, je vais devoir apprivoiser un nouvel emploi du temps moi aussi/
Si tu veux, je t’envoie mon fichier pour te donner une idée.
Je viens de t’adresser une invitation sur Facebook.