Marre du chaos, cette fois c’est décidé vous allez ranger et vous organiser ! Vous vous êtes armé de tout le matériel nécessaire, vous avez révisé vos livres, vos blogs favoris, et motivés par cet article de Zen et Organisée, vous avez planifié dans votre agenda un après-midi complet pour vous y mettre sérieusement. Sauf que… arrivé devant le monstrueux tas de papiers à classer, vous vous sentez découragé d’avance. Par où l’attaquer ? Comment ? Pour le ranger où ? Et si on commençait par faire place nette ?

Pourquoi ranger ?

Je ne vais pas re-citer ce que disait Diane dans son article : classer, ranger, organiser, cela permet à chacun de retrouver les documents rapidement. On est plus efficace et en prime, au bureau on est perçu comme quelqu’un de très organisé et très professionnel.

Ranger vous permet aussi de vous sentir plus au clair, plus détendu, et d’avoir l’impression que tout est prêt pour commencer un nouveau projet, une nouvelle tâche. Ranger, ça permet aussi, en quelque sorte, de faire le ménage dans son cerveau.

Comment tout régler en moins de deux minutes

Si vous avez décidé d’un nouveau système de classement efficace, que faire des 6 mois d’archives et de dossiers en cours qui s’entassent sur votre bureau ou votre tiroir ?

Si vous ne vous sentez pas le courage de tout ranger correctement tout de suite et d’y passer 3 heures, alors prenez une boîte d’archives en carton et glissez-y tout ce qui traîne ! Miraculeux, vous récupérez un espace de travail !

Alors ne vous emballez pas, il est hors de question d’archiver tout cela en l’état ! Non, cette première étape vous permet de démarrer à neuf, et vous pourrez désormais classer vos documents entrants au fur et à mesure de leur arrivée, sans les laisser traîner.

Organiser ses archives

Maintenant que vous avez de la place et que votre système de classement n’attend plus que d’être utilisé, prenez un peu de temps pour faire un tour rapide de ce qui se trouve dans votre boîte d’archives. Sortez ce qui est à traiter en urgence et mettez à la poubelle tout ce qui ne vous resservira pas.

Ce que vous devez faire en priorité sera laissé bien en évidence dans une bannette ou sur votre bureau.

Les dossiers restants peuvent être « pré-classés ». Si vous avez une vingtaine de minutes devant vous, étalez en piles vos documents, par grands domaines. Par exemple : banque, santé, factures ou bien social, fiscal, ressources humaines… Dispatchez ces piles dans des chemises et retour dans le carton d’archives.

Le premier stade de votre classement est fait, votre bureau est dégagé, vous pouvez vous féliciter.

Et ensuite

Ensuite pour finaliser l’archivage de tous ces documents, prévoyez-vous un petit quart d’heure par jour pour classer proprement une seule pile. Comme tout est déjà pré-trié, vous perdrez moins de temps à chercher les bons classeurs ou les bonnes boîtes. Si vous savez que vous n’avez qu’un quart d’heure d’archivage à faire, cela sera plus facile et plus motivant que d’imaginer y passer l’après-midi.

Cette méthode fonctionne aussi très bien avec les mails : si vous avez vraiment trop de mails qui encombrent votre boîte de réception, rangez-le dans un dossier « A classer » que vous traiterez une fois par jour. Et prenez l’habitude de traiter/classer vos mails avant de fermer votre boîte de réception.

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